电子签名:综合指南
随着世界走进数字时代,各组织比以前更专注于为转型工作建立安全的基础。无论是保护消费者交易还是实现安全的公民旅行,政府机构和企业都需要一种在日益分散化的环境中无缝验证身份的方法。
幸运的是,诸如安全和身份验证的电子签名之类的解决方案可以在此方面派上用场。借助保护良好的电子签名基础结构,组织可以经得起未来交互中的安全考验,并让自身免受快速变化的环境中存在的风险。
请继续阅读以了解有关电子签名的更多信息,包括其定义、工作原理以及如何利用其优势。
什么是电子签名?
电子签名是签署数字文档的有效方法。作为传统签名过程的替代,电子签名让签名者可通过电子方式将其姓名添加到任何记录或交易中,全程无纸化。
可以将电子签名视为一个人的虚拟代表。就像纸质签名一样,它用于:
- 认证法律文档的真实性
- 确立已签署文档的条款约束的意图
只要符合某些要求(可能因地区而异),电子签名过程可以具有与手写签名相同的法律效力。采取了各种安全措施后,您可以完全放心地签署任何法律文件。
为什么需要电子签名?
手写签名过程相对简单。打开纸质文档,在签名处签名,便完成了。但现在,在数字世界中,这并不容易。
电子交易越来越普遍,尤其是随着远程办公、电子商务和在线商业模式的兴起。因此,消费者、政府和组织都需要一种方法来认证文档并证明意图,无论他们身在何处。
更重要的是,他们必须以最高安全性行事。随着电子交易的飞速发展,相关的风险(伪造、否认和其他法律纠纷)也随之升级。
手写签名通常受到证人的保护,证人可以证明其真实性。但是,电子签名必须依赖更复杂的机制。幸运的是,随着技术的进步,电子签名软件和其他解决方案使实体能够轻松认证准确性和真实性。
电子签名和数字签名有什么区别?
简而言之,电子签名是一个总称,描述用于认证、验证和签署数字文档的整体技术。相比之下,数字签名是一种提供更高信任度的电子签名。
因为基于公钥基础设施 (PKI),数字签名被广泛认为是提供电子交易数字验证的最佳做法。简单来说,PKI 是一种发放被称为数字证书的加密资产的凭证系统,数字证书只能从 Entrust 等证书颁发机构 (CA) 获得。数字证书就像护照一样,每个证书对签名者来说都是独一无二的,因此可以作为身份证明。
签名过程利用一种称为文档签名证书的特殊加密资产。当有人以电子方式签署法律文件时,证书会将自己的副本嵌入到签名中,并附上签名时间戳。
此外,数字签名是根据文档的确切内容计算得出的。这意味着后续对文档的更改将破坏签名,从而帮助您避免篡改和否认。
综合而言,这些功能可防止签名者否认数字文档或其签名的存在或有效性。更重要的是,数字签名让您可以安心进行远程通信、交易并开展业务,而不会影响安全性或可信度。
3 种主要的电子签名
在世界上大部分地区,电子签名通常根据其安全级别进行分类。所谓的安全级别,即电子签名在多大程度上能保障签名者的意图、同意及身份证明的可信度。这是为了提供一种评估和理解其可靠性的标准化方法。
通常,电子签名安全分为三个等级:
- 低安全:任何电子形式的签名都可能被视为电子签名。实际上,它可以相当简单,例如鼠标绘制的签名、粘贴到数字文档上的扫描纸质签名,甚至是在 PDF 中输入的名字。但是,这些基本形式很容易受到质疑。
- 高度安全:数字签名本质上要可靠得多。 由于它们使用公钥基础结构和数字证书,因此更难伪造或质疑。 此外,数字签名是防篡改的,可以防止已签名文档的内容被更改。
- 受监管的高度安全:受法律监管的数字签名被认为是最值得信赖的。除了 PKI 和文档签名证书外,这些签名还必须符合当地标准。此外,签名基础结构通常由被称为 "信托服务提供商" (TSP) 的实体维护,这些实体需要接受审计和严格监管。
签名示例:eIDAS 条例
具体规则、标准和定义因国家/地区而异。但是,大多数在法律上接受电子签名的司法管辖区都采用上述列出的多层方法,尽管还带有其特定的规范。
欧盟 (EU) 是一个很好的例子。2016 年,欧盟颁布 eIDAS,即《电子身份识别和信任服务条例》。该法规为所有欧盟成员国的电子签名建立了法律框架,在单一立法下统一所有司法管辖区。
eIDAS 定义了三种签名类型:
- 基本电子签名:作为可用的最基本的电子签名,这种签名不需要强大的签名者身份验证或身份验证,因此最容易实施。但是,它提供的保障最少。
- 高级电子签名这种类型签名的要求更为精确,可能会要求签名者使用生物识别、访问代码、数字证书和其他电子手段验证其身份。
- 合格电子签名:这种签名比具有更严格技术要求的高级电子签名更为复杂,可提供最高级别的保障。实际上,高级签名和合格签名都是数字签名,但合格签名在两者中更安全,监管也更严格。
值得注意的是,合格的电子签名必须满足严格的要求。它们不仅必须包含符合 eIDAS 资格的数字证书,而且还应使用合格的 TSP 颁发的合格令牌或签名创建设备 (SCD) 生成。
什么是签名创建设备?
SCD 是一种硬件设备,旨在托管数字证书和生成数字签名。两种最常见的类型包括 USB 令牌和硬件安全模块 (HSM)。
如果是 USB 令牌,用户将设备直接插入计算机,这样就可以访问自己的数字证书。另一方面,HSM 要么存储在本地公司网络上,要么存储在 TSP 托管的云中,使得人们可以在不影响用户体验的情况下访问和生成签名。
合格签名创建设备 (QSCD) 是经过 eIDAS 认证流程审查的设备。只有 QSCD 可以使用合格的数字证书来生成合格签名。
电子签名有哪些用处?
根据德勤的数据,到 2026 年,全球电子签名市场的价值将超过 140 亿美元,年增长率高达 30%。这在很大程度上由于世界各地的支持性监管,更不用说还有大量的行业用例了。
下面介绍不同行业如何利用电子签名来发挥自己的优势:
金融服务业
银行和信用合作社等金融机构传统上依赖纸质流程来处理各种业务应用程序。现在,在电子和数字签名的帮助下,他们可以最大限度地提高信任度并降低风险,无论是对他们自己还是对消费者。
以客户引导为例。过去,银行要求新客户亲自前往分行并在纸上手写签名来开设账户。 现在,借助安全的数字签名,机构可以通过允许客户以电子方式签署表格、披露文件和其他协议来简化开户。
此外,由于数字签名带有时间戳且不可篡改,因此可充当电子审计记录,在出现分歧时不容易提出异议。
销售合同
无论哪个行业,销售合同通常是企业最重要的法律文件。无论是对于工作范围 (SOW) 还是托管服务协议 (MSA),合同都具有重要意义,必须能以完全的信任创建、撰写和签署。但是,传统的签名过程可能很慢,而且有不必要的复杂部分。
借助电子签名,组织可以在不牺牲安全性的情况下加快文档签名流程。身份验证既快速又无缝,使双方无论身在何时何地都能在文件上签名。这可以帮助加快销售周期并减少对纸质文书工作的需求。
政府服务
在政府领域,有许多类型的协议需要准确和可访问的审计记录。从合规文件和政策变更到设备申请和福利申请,电子签名可以帮助机构和公民简化和保护整个工作流程。
例如,想象一下向当地政府申请经济援助。公民可以使用电子签名解决方案提交电子表格,而不必抽出时间亲自去办公室。这不仅加快了流程,而且还通过提交的数字记录提高了责任和可见性。
人力资源
据《福布斯》报道,人力资源 (HR) 部门经常在与招聘和招募相关的文件中使用电子签名。新员工入职需要大量的文书工作,但是有了电子签名解决方案,签字人无需离开家即可完成合同。这对于可能不住在办公室附近的远程员工来说尤其重要。
哪种签名适合您?
事实上,电子签名正在以无数种方式掀起浪潮。虽然如此,每份申请都是不同的,有些申请可能需要对签名者的身份、意图和签署同意书有更高的信任。 例如,签署抵押贷款比签署交货要敏感得多。
因此,并非所有电子签名都是一样的,这使得人们可以调整证明级别,以便最大限度地降低特定情况下的风险。由于签名具有法律价值,因此与适当的法律顾问合作至关重要,这可以确保在签名过程中收集的证据符合适用的法规,并在出现争议时有充分效用。
在选择签名类型时,最佳做法是记住以下几点:
- 国家/地区和州级行政区立法,例如美国电子签名法
- 跨境监管,例如欧盟的 eIDAS
- 行业要求,例如了解您的客户 (KYC) 或反洗钱 (AML) 规则
电子签名解决方案的好处
您的组织为什么应采用电子签名?实际上,有很多原因。安全的电子签名解决方案可以帮助您实现许多重大好处,包括:
- 灵活性:随时随地签署电子文档。借助电子签名,您可以通过更快、更高效、更人性化的流程来改善员工和客户体验。
- 安全性:对每笔交易进行身份验证,并打击所有数字协议中的欺诈行为。更妙的是,通过增加法律保障和减少责任风险来降低声誉受损的威胁。
- 创新:通过大幅提高速度和效率,加快签名流程。电子签名可优化集成协议工作流程的部署,使您能够最大限度地提高工作效率,同时增强弹性。
- 合规性:生成数字审计记录,确保符合当地、国家/地区和国际法规,包括美国、欧盟及其他国家/地区的法规。
电子文档签名的工作原理是什么?
尽管电子文档签名背后的技术听起来可能细致且复杂,但用户体验实际上非常流畅。从开始到结束其实可能只需要几分钟。
通常,这分为五个基本步骤:
- 用户引导和认证:首先,在文档签名系统中设置用户或组织。它通常通过多种身份验证方法来验证用户和/或其组织的身份。
- 签名请求:用户引导完成后,系统会通过选择他们想要签署的数字文档并邀请必要方来启动签名请求。
- 身份验证:在签名者添加电子签名之前,他们必须验证自己的身份,以确保完整性和安全性。这通常使用多重身份验证 (MFA) 来完成,例如电子邮件或短信确认。如果签名者没有在一开始完成用户引导步骤,则系统在此阶段触发身份验证流程。
- 签名生成:签名生成过程取决于所选的签名类型。如果是简单的电子签名,则可以在文件中添加手写签名。如果生成了数字签名,则 TSP 将为每位经过验证的签名者生成文档签名证书。证书将用于生成签名。这将创建一个唯一的交易 ID,并将该过程的每一步都记录在审计记录中,以用于法律目的。
- 签名文档分发:收集完所有签名后,系统将安全地存储已签名的文档以备将来参考。用户可以访问安全的副本以供自己保存。
通过 Entrust 进行安全交易
信任对于数字化转型至关重要。好在,Entrust 为各种形式和规模的组织提供完整的电子签名解决方案组合,使转型尽可能顺畅无阻。
无论您是企业、政府机构还是介于两者之间的任何机构,无论您有什么需求,我们的全球可信证书服务、nShield HSM 和强大的身份平台都能提供强大、安全的签名。支持我们已识别的签名组合的产品和服务可以单独集成或捆绑到全栈解决方案中。其中包括:
- Entrust 远程签名服务,这是一种基于云的解决方案,用于颁发和托管数字证书以及生成安全的数字签名
- Entrust 签名自动化服务,这是一种基于云的解决方案,使组织能够签发品牌证书和数字印章
- Entrust 文档签名证书,让您可使用安全的 USB 令牌或 HSM 创建可信的个人或员工签名
- Entrust 身份即服务,这是一种托管产品,通过强大、防网络钓鱼的多重身份验证为员工、消费者和公民提供可信的身份管理
- 由 Entrust 旗下公司 Evidos 提供的 Signhost 致力于提供一种云解决方案,可实现在一个全面平台中编排签名请求、验证签名者身份、生成签名和分发文件。
Entrust 以符合全球标准的行业领先技术为后盾,可帮助您利用电子签名的力量。作为 PKI、HSM、身份验证和数字签名方面的专家,您可以信任我们提供的一流、高度安全的解决方案,满足您的独特需求。