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常见问题解答
如何签署 Word 文档
数字签名是一种基于数字证书的特定类型的电子签名。
这些证书由公共证书颁发机构(例如,Entrust)在完成身份验证过程后颁发。它们通常存储在特殊的 USB 令牌上,旨在安全地托管证书和数字签名密钥。
Microsoft Word 提供添加数字签名的功能,可以由一位或多位个人提供:
- 签名责任
- 内容真实性
- 文档完整性
此示例说明如何使用名为“文档签名证书”的 Entrust 数字证书签署 Word 文档。
选项 1:在 Word 文档上不使用任何可视签名行进行数字签名
第 1 步:
从 Entrust 处获得文档签名证书。文档签名证书有效期为 1 至 3 年,并以 USB 令牌的形式颁发,在我们核实您的身份后将其发送给您。此过程可以包括实时视频会话。
第 2 步:
安装您的文档签名证书。您可以遵循这个教程操作。
第 3 步:
打开要进行数字签名的 Word 文档,然后选择文件选项卡。
- 确保在左侧菜单中选择信息。
- 选择保护文档 > 添加数字签名。
- 在“签名”对话框中:
- 选择承诺类型(创建者、批准人或创建者兼批准人)。
- 输入签署文档的目的。
- 单击“详细信息”以输入有关您的身份的信息(职位和位置)。这些信息将成为您签名的一部分。
- 如果您的 Entrust 文档签名证书未出现在底部面板中,请单击“更改”选择该证书。
- 单击“签名”。
- 如果需要,请提供您的令牌密码。
- 如果出现“请求使用密钥的权限”对话框,请选择“授予权限”以继续。
- 继续签署 Word 文档。
选项 2:在 Word 文档上使用可视签名行进行数字签名
第 1 步:
从 Entrust 处获得文档签名证书。文档签名证书有效期为 1 至 3 年,并以 USB 令牌的形式颁发,在我们核实您的身份后将其发送给您。此过程可以包括实时视频会话。
第 2 步:
安装您的文档签名证书。您可以遵循这个教程操作。
第 3 步:
打开要进行数字签名的 Word 文档,然后选择插入选项卡。
- 在签名行部分中,选择 Microsoft Office 签名行。
- 填写签名者的各个可选字段,然后单击确定。签名字段将显示在您的文档中,并且可以移动。
- 现在,您可以将文档发送给签名者;或者如果您是签名者,则可以自己签名。只需双击签名行,然后输入您的名字和姓氏,或者(如果有)单击选择图像添加您的签名图片。
- 确保在签名身份字段中选择您的文档签名证书。如果需要,可以单击更改选择正确的证书。 然后单击签名。
- 如果需要,请提供您的令牌密码。
- 如果出现“请求使用密钥的权限”对话框,请选择“授予权限”以继续。
- 继续签署 Word 文档。
示例
经过数字签名的文档将显示标语,表示该文档已标记为最终文档,无法编辑,且包含签名。
如果签名是从签名行生成的,它也将显示在放置签名行的文档中:
可以单击查看签名来检查数字签名。显示已验证的签名者姓名和签名原因。